INTRODUCCIÓN

El proyecto que documentaremos se basa en 3 directrices de trabajo, las cuales están relacionadas y dependen entre si, responden a la necesidad de organizar la documentación, analizar la información y administrar el sistema de gestión de documental.

Estas directrices las podemos definir como Preparación Documental, Digitalización y finalmente Modelo Documental, estos términos nos permiten apreciar en conjunto el trabajo que desarrollaremos, identifican distintas áreas de trabajo que apuntan a un objetivo común, la comprensión del flujo de inteligencias dentro de una organización. Y nos remiten a las distintas etapas de vida de un documento, desde que el autor lo genera como un dato, se transforma en documento, lo utiliza como información y lo aplica como conocimiento explicito de los procesos normales de una empresa. Este desarrollo (de dato a conocimiento) puede ser intervenido en sus distintas etapas para evaluar su correcto flujo a través de la organización asegurándonos que entre el emisario, el canal, el mensaje, y el receptor del documento no existan dificultades de traslado.

En la nueva configuración de trabajo con ambientes interactivos e interoperables de colaboración, que nos permiten trabajar en línea gracias a los ERP y los CMS, es más que necesario un control sobre el flujo de documentos. Esta visión sobre como debemos tratar los papeles de la Empresa es conocida como ECM (Enterprises Content Management). Es necesario dotar a nuestras Unidades de Negocio de estas tecnologías, pilares fundamentales de la Gestión de Conocimiento, para evitar vicios informativos que han marcado a los entornos donde se han desarrollado experiencias similares, como es el caso del Ruido Informativo (muchas búsquedas con respuestas irrelevantes), Silencio Informativo (pocas o nulas respuestas a las búsquedas), Sobrecarga Informativa (Muchas respuestas, asertivas o irrelevantes para una búsqueda simple); o vicios de flujo propios de una organización, tal es el caso de, Cuellos de Botella, Duplicaciones, Pérdidas y Fugas de la Documentación más relevante para la Empresa.

Es importante que los planteamientos y lineamientos de este proyecto estén de acuerdo completamente con la Visión y Misión de la Empresa.