La Preparación Documental: Mapeo de Documentos.

Para iniciar el trabajo de Mapeo Documental se plantean las siguientes interrogantes con el fin de enmarcar en una planificación estratégica las tareas a realizar.

• ¿Qué documentos hay en la empresa?
• ¿A qué función/es responden?
• ¿Quien tiene atribuciones sobre los mismos?
• ¿Cuál es su soporte?
• ¿Dónde y cómo se pueden localizar?
• ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos
  corporativos?
• ¿Que relación tienen con las normas y
  procedimientos establecidos en la organización?
• ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
  empresa?

Estás nos arrojan como resultado, un plan de trabajo para Organizar la documentación existente en la Empresa, delimitando las funciones del papel, “Ser” Documento y el “Ser ahí” en la Organización.

• IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
• IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIÓN.
• Identificar Generadores (autores)
• Identificar Usuarios
• Identificar los Servicios que presta
• Relación de los servicios y los objetivos
• Relación Con los Sistemas de Datos

SAP

SharePoint

etc.

La finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.

La otra finalidad es asegurar los accesos de cada documento con las personas correspondientes, así podemos configurar un medio de seguridad y control de accesos, a los documentos.

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando un modelo lógico - simbólico (Mapa Conceptual) en el cual se puedan ubicar los recursos de información esenciales.

Ejemplo de tabla para coordinar en primera instancia la información:

Mapeo Documental.
Organigrama
Colaborador	Cargo	Documento	Acción