El modelo de Gestión Documental es la conceptualización de como llevaremos acabo la mantención en el tiempo del Sistema de Gestión Documental (SGD).
El modelo de gestión parte con la automatización del proceso Documental que antes se llevaba a cabo de forma manual, es decir, la producción o recibimiento de documentos, su archivamiento para consultas posteriores. La digitalización y tratamiento de los documentos es el primer paso para la conformación de una estructura de Modelo Organizativo para el continuo desarrollo de la gestión documental en el Holding.
Primero debemos entender que cada empresa es independiente en su estructura y geográficamente a las demás, por lo que la Gestión también en un primer momento deberá tener los mismos grados de independencia. Es por eso que cada Unidad de Negocio debe mantener un Área de Automatización de Procesos Documentales., en el cual confluyen los distintos colaboradores de cada subsección que se encarguen de digitalizar.
Es importante la estandarización de los procedimientos a llevar a cabo, por lo que un Manual de Procedimientos que consigne las etapas del proceso, desde la obtención de la versión firmada del Documento hasta su digitalización y clasificación mediante ingreso de metadatos; sería indispensable.
Primeramente, en el procedimiento se tiene que determinar la escritura en Mayúscula para todos los campos. Segundo, se necesita un sistema de nombramiento de los archivos, la idea es no duplicar nombres que podrían hacer cometer errores de resultado al browser, por ejemplo, la creación de un topónimo para cada Unidad de Negocio el cual deberá acompañar a los nombres de archivo (COQ = Coquimbo), seguido por una abreviación del tipo de documento junto algo de lo identifique como único (COQFAC23658.pdf - para la factura número 23658 de Coquimbo). Tercero, el peso de la imagen a digitalizar que varia desde los 200 ppp hasta los 600ppp.
También es importante la coordinación entre las Áreas de Digitalización de las distintas Unidades y el monitoreo constante del trabajo de Automatización.
Por último no dejar de lado que lo más importante son los beneficios inmediatos que se pueden lograr con un Sistema de Gestión Documental, tales como:
A) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos.
B) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo,
C) Evitar que se dupliquen documentos, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
D) Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.
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