- Mapa Conceptual del Proyecto

Ya cuando hayas conceptualizado el tema, tienes que poder plasmarlo en algún tipo de mapa, para que cuando lo tengas que presentar no se te quede nada en el tintero. La otra funcionalidad, que te da el crearte un mapa conceptual, es que efectivamente puedes relacionar y conectar las ideas cuando éstas después de un tiempo ya te parezcan distintas unas de otras. Es común que empecemos con ideas preconcebidas respecto a cierto tema, por ejemplo el Mapeo Documental, y en el camino comiencen a aparecer otros temas que nos desvían de este, como por ejemplo los Metadatos, y de este aparezcan otros conceptos que de a poco nos alejan de nuestro objetivo final.

Es bueno tomar todos estos conceptos y plasmarlos en un Mapa Conceptual para que vallamos viendo de donde nace cada uno de los conceptos, así podemos definir que es lo primero y no perdamos tiempo haciendo un trabajo que depende directamente de la conclusión de otro que íbamos a hacer mas adelante.

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- Documento Importante

- Primera Etapa: Conceptualización en Blanco

Mediante esta Bitácora llevaremos a cabo el seguimiento al trabajo de Gestión de Información en el área de Contraloría de una empresa privada Chilena, la finalidad de llevar un registro es ver la cantidad de modificaciones que se hacen a causas de problemas externos e internos del proyecto, teniendo presente que ninguna actividad humana se realiza de principio a fin sin cambios importantes en su esencia, especialmente en nuestro medio empresarial Chileno adicto a cambios de último momento y a llevar proyectos que se desinflan antes de la mitad de tiempo, por causa de apoyo desde la empresa. La idea es también registrar los problemas que se van sucediendo a medida que el proyecto valla andando, el punto es ese no cometerlos de nuevo.


El proyecto debe responder a las siguientes preguntas sacadas de un proyecto español anterior, la idea es ver cuantas de estas llegan al final del proyecto sin modificaciones en su importancia

– Qué documentos hay en la empresa
– A qué función/es responden
– Quien tiene atribuciones sobre los mismos
– Cuál es su soporte
– Dónde y cómo se pueden localizar
– Qué relación tienen con los sistemas de datos
corporativos
– Que relación tienen con las normas y
procedimientos establecidos en la organización.
– Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
empresa

Respuestas estas interrogantes se deberá ver cual de estos objetivos se cumplen o no.

– Crear una política de retención (cuáles se deben preservar
y cuáles eliminar).
- Convertirla (al Archivo de Contraloría) en una herramienta de uso público, integrada en la Intranet Corporativa.
- Incentivar la creación de una cultura de información compartida
- Identificar los focos de conocimiento explícito dentro de la organización
- Convertir el proyecto en la base para programar una transición hacia entornos de información electrónica integrada.

"Los mapas documentales tienen diversas aplicaciones y pueden ser elaborados de acuerdo con las necesidades de cada organización, pero quizás una de las aplicaciones de mayor utilidad es la relacionada con la gestión de los documentos vitales o esenciales de la organización, es decir aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando un modelo lógico - simbólico en el cual se puedan ubicar los recursos de información esenciales.

En la elaboración de un mapa documental se recomienda utilizar convenciones o símbolos gráficos (rótulos) que faciliten identificar el carácter de la información, por ejemplo si se trata de documentos confidenciales, de defensa, de valor comercial, de acceso restringido, en soportes especiales, etc.; lo anterior facilitará tomar medidas en caso de siniestros, adoptando los mecanismos y acciones conducentes a recuperar o proteger la información en un momento dado.

De igual forma, cuando se trabaja con mapas digitales o de tipo interactivo, se puede seleccionar una determinada marca, se pueden mostrar otras fuentes de información existentes 2, como por ejemplo que tipo de información maneja cada departamento, cuales son los datos más relevantes en el manejo comercial de nuestros clientes, cada cuanto deben las oficinas reportar información financiera sensible, etc. El proveer información jerárquica sobre los documentos al igual que información sobre los responsables de la documentación, con el fin de lograr la mayor consistencia y significación posible. Resulta de vital importancia revisar periódicamente las clasificaciones, fuentes y usos de la información, debido a que la estructura y necesidades en materia de información cambian frecuentemente en las organizaciones; lo anterior con el fin de hacer mucho más útiles los mapas documentales y evitar errores en su interpretación así como en las acciones tomadas a partir de información obsoleta o desactualizada." (Zapata, Carlos. Mapas Documentales: Conceptos y Utilidad. Cátedra Universidad, [On line] Disponible aquí Ultima revisión, 19 de Febrero de 2008.)

OJO LEER BIBLIOGRAFÍA:

BENEDON. William. Records Management. Encino (California, USA): CRM, FAI, Benedon
& Associates, 2000.

DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México: Oxford University Press, 1999.

GARCIA MORALES Elisa. Auditoria de información y mapa documental. Madrid: Jornadas sobre
gestión del conocimiento en las organizaciones, 2000 (noviembre 28-29)