Después de algunos meses hemos vuelto para continuar. Hemos planteado que las empresas necesitan el ordenamiento de sus documentos no solo por un tema de ahorro de insumos y materiales, si no porque la gestión documental le aporta una visión Universal de sus Procesos, los cuales puede continuar y replicar en caso de catástrofes y demases.
A posteriori del Mapeo Documental y ya teniendo a mano la información relevante de los procesos de nuestra empresa, debemos comenzar a examinar el Mercado para ver que nos ofrece en el ámbito de TICs que nos permitan desarrollar la labor que comenzamos con nuestra Auditoría.
Lo primero es crear parámetros que se ajusten a la dimensión del trabajo que haremos, por ejemplo, los criterios de elección tanto del Software como del Hardware dependerán de la cantidad de Usuarios y la cantidad de Papel que manipularemos. Primero a nivel de usuario sabemos que la mayoría de los software Licenciados cobran por cantidad de personas que eventualmente los utilizarían, es decir, no es lo mismo adquirir un ECM (software de gestión de contenidos empresariales) y comprar un Scanner que utilizarán 5 personas, que para una empresa donde serán 50 los usuarios que manipularán facturas y contratos diariamente. Y segundo, a nivel de papeles, es distinto contratar un ECM con una base de datos que permita alojar 50.000 documentos que una sin limites que permita 5.000.000 de documentos, o comprar un Scanner que digitaliza 500 documentos diarios para un pequeño archivo, que un Scanner de Producción que puede digitalizar 5.000 documentos diarios para grandes repositorios. Entonces, primero veamos los criterios más importantes para la compra del scanner.
- Velocidad de procesamiento (rendimiento)
- Duplex v/s Simple
- Tipo de alimentador (manual o automático)
- Color v/s Blanco y Negro
- Capacidad de precarga
- Resolución
- Tamaño aceptado de documentos
- Filtros de imagen
- Confiabilidad
- Soporte técnico
- Relación Rendimiento / Precio
Para la elección del Software ECM nos hemos planteado la necesidad de uno que mire con una visión general los procesos que generan dentro de las áreas de Administración, y que incluya vínculos a sistemas como SAP y SharePoint. Para esto definimos nuestro sistema en base a la escalabilidad que un proyecto como este pueda tener dentro de esta Unidad de Negocio como también en la demás, así es como nos topamos con distintos sistemas de Gestión de Contenidos, Bases de Datos y Soluciones Integrales, los cuales se preocupan desde la Captura de la imagen hasta su distribución, con ingreso manual de la metadata, otros que son simples repositorios de Documentos con una base datos SQL que les sirve para la búsqueda, y otros más complejos que Automatizan todo el proceso incluyendo la captura de metadatos, etc.
Por lo tanto se nos hace un poco mas compleja la tarea de escoger el mejor ECM, para simplificarnos esto solo debemos ceñirnos a nuestros objetivos planteados al principio:
- Digitalizar la documentación impresa
- Preservar el patrimonio documental y la historia legal de las empresas.
- Reducir la manipulación y el uso de la documentación original.
- Simplificar la búsqueda de la documentación para reducir la carga administrativa.
- Controlar y Auditar el acceso a la documentación.
- Permitir el acceso web a la documentación digitalizada.
- Permitir anexar los documentos a correos electrónicos.
Con estos datos ya podremos escoger los implementos que faltan para realizar nuestro proyecto. En el próximo post, hablaremos de las diferentes herramientas tanto Opensource como Licenciadas para trabajar en proyectos de Digitalización y creación de Repositorios Empresariales.
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