Presentación de Presupuestos de Gestión Documental

Cuestionario de Auditoría de Información

Cuestionario Documental.

1º Qué Procesos realizan en su Área y que documentos se relacionan a estos Procesos

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Proceso	Documento
Pago de Proveedores	Factura de Compra
Describa un pequeño workflow Ejem. (Llega la factura se ingresan los datos se corrigen con los datos de…. Se emite una nota...) (Llega la Orden de Pago se gira el... Cheque etc.)
2º Cual es la Cantidad promedio Mensual de Documentos que se maneja en su área
(Especifique por tipo y cantidad)
Tipo de Documento	Cantidad
Factura de Compra	2000 mensuales
3º Antes que los Documentos lleguen a su área, ¿de donde provienen?
4º Después que los Documentos pasan por su Área, ¿hacia donde van?

El Modelo Documental: La Gestión Documental.

El modelo de Gestión Documental es la conceptualización de como llevaremos acabo la mantención en el tiempo del Sistema de Gestión Documental (SGD).

El modelo de gestión parte con la automatización del proceso Documental que antes se llevaba a cabo de forma manual, es decir, la producción o recibimiento de documentos, su archivamiento para consultas posteriores. La digitalización y tratamiento de los documentos es el primer paso para la conformación de una estructura de Modelo Organizativo para el continuo desarrollo de la gestión documental en el Holding.

Primero debemos entender que cada empresa es independiente en su estructura y geográficamente a las demás, por lo que la Gestión también en un primer momento deberá tener los mismos grados de independencia. Es por eso que cada Unidad de Negocio debe mantener un Área de Automatización de Procesos Documentales., en el cual confluyen los distintos colaboradores de cada subsección que se encarguen de digitalizar.

Es importante la estandarización de los procedimientos a llevar a cabo, por lo que un Manual de Procedimientos que consigne las etapas del proceso, desde la obtención de la versión firmada del Documento hasta su digitalización y clasificación mediante ingreso de metadatos; sería indispensable.

Primeramente, en el procedimiento se tiene que determinar la escritura en Mayúscula para todos los campos. Segundo, se necesita un sistema de nombramiento de los archivos, la idea es no duplicar nombres que podrían hacer cometer errores de resultado al browser, por ejemplo, la creación de un topónimo para cada Unidad de Negocio el cual deberá acompañar a los nombres de archivo (COQ = Coquimbo), seguido por una abreviación del tipo de documento junto algo de lo identifique como único (COQFAC23658.pdf - para la factura número 23658 de Coquimbo). Tercero, el peso de la imagen a digitalizar que varia desde los 200 ppp hasta los 600ppp.

También es importante la coordinación entre las Áreas de Digitalización de las distintas Unidades y el monitoreo constante del trabajo de Automatización.

Por último no dejar de lado que lo más importante son los beneficios inmediatos que se pueden lograr con un Sistema de Gestión Documental, tales como:

A) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos.

B) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo,

C) Evitar que se dupliquen documentos, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.

D) Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.

La Digitalización: Digitalización y Extracción.

Esta etapa es la obtención de la imagen, la identificación y registro de los valores informativos, o metadatos, inherentes a los documentos. El proceso técnico nace de la ubicación del documento en su contexto, puesto que al ser delimitado en su función y uso, obtendremos las etiquetas relevantes que nos dirijan en la búsqueda posterior. Por lo tanto es necesario realizar el trabajo de Mapa Documental, antes que el de Digitalización y Extracción.

Las etiquetas o campos de metadatos son delimitadores que se encuentran en el “lenguaje de marcado” del Documento, si bien es cierto, la fuente principal de datos para rellenar las etiquetas están en el cuerpo mismo del texto, es necesario su identificación y posterior registro, exportándola a su “lenguaje de marcado”. Esto tiene por finalidad la generación de relaciones semánticas entre los distintos documentos.

Así con los atributos de su función, uso y contexto insertado en las propiedades del documento, definimos las condiciones que los robots de los buscadores encontraran los que queremos.

Un ejemplo es el de a continuación, se crearon etiquetas a base de supuestos usos que le dan a ciertos documentos en la Empresa. Yendo de los Macro a lo Micro nos encontramos con los siguientes metadatos generales.

• Tipología
• Procedencia
• Contraparte
• Rut
• Artista/Servicio/Producto
• Fecha Doc
• Nº Factura
• Nº Boleta de Honorario
• Destinatario
• Asunto
• Suma
• Palabras Claves

La obtención de la Imagen se realiza mediante la utilización de un Scanner y un Software que permita editar, visualizar y convertirla en un Documento PDF, este formato es el adecuado para el manejo de documentación susceptible a ser impresa, puesto que permite solo lectura de esta. Posteriormente al escaneo del documento, el software debe posibilitar el Reconocimiento Óptico de Caracteres u OCR, el cual hace posible que Browser pueda leer el Texto del documento. Esta característica no es necesaria a todos los documentos, siendo unos más estructurados que otros o con datos importantes consignados en forma manuscritas, lo que hace que el OCR no los reconozca y omita información crítica; es el caso por ejemplo de las Facturas.

El formato PDF usa un Lenguaje de Marca llamado XMP (parecido al XML), al cual es posible agregarle los campos de metadatos anteriormente detallados. Estos Campos no solo permiten una búsqueda exacta sino que también reducen efectivamente los efectos de Ruido y Sobrecagra Informativa.

En el ámbito de la seguridad un campo de Procedencia crea una Categoría de Accesibilidad a los Documentos, puesto que un documento con un una clave particular solo podría ser vista por determinadas personas en determinados lugares, por ejemplo la Gente de Fiscalía en Pucón.

Por lo tanto en esta etapa, tenemos:

• La obtención de la Imagen (Digitalización de Documentos)
  
• La extracción del Metadato (Mineria de datos)
• La aplicación de la Usabilidad. (Derechos de Accesos)
  

La Preparación Documental: Mapeo de Documentos.

Para iniciar el trabajo de Mapeo Documental se plantean las siguientes interrogantes con el fin de enmarcar en una planificación estratégica las tareas a realizar.

• ¿Qué documentos hay en la empresa?
• ¿A qué función/es responden?
• ¿Quien tiene atribuciones sobre los mismos?
• ¿Cuál es su soporte?
• ¿Dónde y cómo se pueden localizar?
• ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos
  corporativos?
• ¿Que relación tienen con las normas y
  procedimientos establecidos en la organización?
• ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
  empresa?

Estás nos arrojan como resultado, un plan de trabajo para Organizar la documentación existente en la Empresa, delimitando las funciones del papel, “Ser” Documento y el “Ser ahí” en la Organización.

• IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
• IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIÓN.
• Identificar Generadores (autores)
• Identificar Usuarios
• Identificar los Servicios que presta
• Relación de los servicios y los objetivos
• Relación Con los Sistemas de Datos

SAP

SharePoint

etc.

La finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.

La otra finalidad es asegurar los accesos de cada documento con las personas correspondientes, así podemos configurar un medio de seguridad y control de accesos, a los documentos.

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando un modelo lógico - simbólico (Mapa Conceptual) en el cual se puedan ubicar los recursos de información esenciales.

Ejemplo de tabla para coordinar en primera instancia la información:

Mapeo Documental.
Organigrama
Colaborador	Cargo	Documento	Acción

INTRODUCCIÓN

El proyecto que documentaremos se basa en 3 directrices de trabajo, las cuales están relacionadas y dependen entre si, responden a la necesidad de organizar la documentación, analizar la información y administrar el sistema de gestión de documental.

Estas directrices las podemos definir como Preparación Documental, Digitalización y finalmente Modelo Documental, estos términos nos permiten apreciar en conjunto el trabajo que desarrollaremos, identifican distintas áreas de trabajo que apuntan a un objetivo común, la comprensión del flujo de inteligencias dentro de una organización. Y nos remiten a las distintas etapas de vida de un documento, desde que el autor lo genera como un dato, se transforma en documento, lo utiliza como información y lo aplica como conocimiento explicito de los procesos normales de una empresa. Este desarrollo (de dato a conocimiento) puede ser intervenido en sus distintas etapas para evaluar su correcto flujo a través de la organización asegurándonos que entre el emisario, el canal, el mensaje, y el receptor del documento no existan dificultades de traslado.

En la nueva configuración de trabajo con ambientes interactivos e interoperables de colaboración, que nos permiten trabajar en línea gracias a los ERP y los CMS, es más que necesario un control sobre el flujo de documentos. Esta visión sobre como debemos tratar los papeles de la Empresa es conocida como ECM (Enterprises Content Management). Es necesario dotar a nuestras Unidades de Negocio de estas tecnologías, pilares fundamentales de la Gestión de Conocimiento, para evitar vicios informativos que han marcado a los entornos donde se han desarrollado experiencias similares, como es el caso del Ruido Informativo (muchas búsquedas con respuestas irrelevantes), Silencio Informativo (pocas o nulas respuestas a las búsquedas), Sobrecarga Informativa (Muchas respuestas, asertivas o irrelevantes para una búsqueda simple); o vicios de flujo propios de una organización, tal es el caso de, Cuellos de Botella, Duplicaciones, Pérdidas y Fugas de la Documentación más relevante para la Empresa.

Es importante que los planteamientos y lineamientos de este proyecto estén de acuerdo completamente con la Visión y Misión de la Empresa.

Bibliotecología y Metadatos: Una aproximación personal

El futuro cercano de la Red esta en las estructuras semánticas, así lo que hoy para algunos es Chino, para los usuarios de algunos años más adelante todo estará tan claro como el agua; el que no sepa lo que es un tag, embeded, etiquetado, 2.0, ontología semiótica, etc, está fuera, los que veían el futuro de la Bibliotecología y la Documentación en los OpenSource, como OpenBiblio, PMB etc, está fuera; de hecho, a los que proponían ingresar al sector privado con bases de datos documentales les tenemos una mala noticia en un par de años esos softwares serán obsoletos, y el coste de migración será carísimo.

La biblioteca tal como las conocemos dejarán de existir para dar paso a Centros de Recursos. El libro si bien es cierto no va a desaparecer, cada vez se relegará a un segundo plano, dando paso a elementos multimediales, inclusive la biblioteca universitaria la mas utilizada de todas las bibliotecas por su cercanía con el aprendizaje y conocimiento de las aulas, aparte de la obligación que tiene de mantenerse actualizada, dejará de ser lo que conocemos. La idea de una gran aula donde cada alumno en su laptop o móvil ingrese a las bases de datos documentales, descarguen los artículos científicos y los estudien en casa, es de hecho ya una realidad. El espacio inútil que se usa hoy en día para albergar rumas de libros la mayoría sin ser consultados nunca, en algunos años más, se convertirán en espacios donde los alumnos podrán descargar los capítulos que les solicitaron estudiar para los exámenes. Si bien esto no ocurrirá mañana, no me cabe la menor duda que no nos daremos ni cuenta cuando pase.

Frente a este tan desolador futuro, quedaremos remilgando ante la Web, como los Amanuenses alemanes le reprocharón a Gütembreg su invento. Migrar es la palabra, migremos antes que tengamos que migrar nuestros datos, al parecer en el horizonte (me acorde de ese programita carísimo y absolutamente inútil) se ven cambios importantes, pero me temo que la mayoría de mis colegas no tienen idea de lo que ocurre a diez mil por hora a su alrededor, el mundo esta migrando del papel al documento en linea, las empresas privadas migran sus antiguas bases de datos a ERP's a CMS's, y piden a gritos que digitalicen sus archivos y los relacionen con otros proyectos de gestión empresarial, y no tiene ni idea quien sabe hacer eso, contratan ingenieros comerciales, informáticos, arquitectos de información que terminan siendo ingenieros en cualquier cosa, y a nosotros nada.

Como a mí me interesa el tema de los archivos empresariales , nos dedicamos a hacer este blog. Primero lo más importante, toda esa verborragia de ontologías y semántica se resume en poner etiqueta a todo lo que hacemos, en este caso a documentos digitales...... pero como le hacemos etiquetas personalizadas de metadatos a pdf, que es por excelencia el formato mas extendido .

El tema de los metadatos es extenso, existen una gran variedad de schemas para construirlos, pero mejor es irse por lo seguro. Lo mas probable es que ninguno de las estructuras de metadatos que existen en la actualidad te pueda ayudar. Recuerda siempre cuando tengas todo claro sobre que etiquetas de metadatos usaras, aparecerá el primer obstaculo para cualquier ser humano común y corriente, usuario medio de estos aparatos, EL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN. Por lo tanto cuando estas en un proyecto no puedes apurarte y explicarle a los que finalmente pondrán el dinero para tu trabajo que aplicaras DBCore, XMLMarc, XML,XMP, etc, cuando no tienes idea que es eso y lo que necesitamos es ideas que concreten rapidamente.

Hay un programa semi gratuito llamado PDF Explorer con el podemos utilizar las famosas CUSTOM FIELD (otra cosa esta estos temas están llenos de términos y documentos en ingles así que a aplicarse en este idioma), las personalizas y se agregan inmediatamente en el BACKUP (XMP) de nuestro documento, lo que permite que los buscadores la indexen. Trae un buscador onda google buenisimo pero tienes que pagar por utilizar todas sus funciones. Acá tenemos el MiniGoogle es básicamente un google para la intranet, de interfaz configurable que termina dejando en ridículo a cualquier OPAC bibliotecario, el problema vale desde los 5 millones (2990€), pero si tu empresa es más pequeña o no van a soltar los dineros, así como así, existen una variedad de buscadores gratuitos y siempre hackeables (lo importante es demostrar que funciona, después es problema de los otros) para intranets.

Asegúrense con una buena versión de AcrobatReader Profesional, y un buen Scanner que lea por los dos lados o si no el proyecto se volverá una eternidad, siempre habilitar lectura OCR al scanneo para que después cuando el buscador indexe los documentos no lo lea como una foto si no como un texto (si no entendieron busquenlo en wikipedia), y si tu empresa no te apoya realmente no con dinero, ni con red, ni con un PC digno, mejor haz otra cosa por que entre dejar algo inconcluso y ensuciar tu nombre (onda, joven que no tenia idea) es mejor seguir catalogando libros.

- Propuesta Digitalización

Finalmente el proyecto se basa en 3 directrices de trabajo, las cuales están relacionadas y dependen entre si, responden a la necesidad de organizar la documentación, analizar la información y administrar el sistema de gestión de documental.

Estas directrices las podemos definir como Gestión Documental, Gestión de Información y Gestión del Conocimiento, son términos que permiten apreciar en conjunto el trabajo que desarrollaremos, identifican distintas áreas de trabajo que apuntan a un objetivo común, la comprensión del flujo de inteligencias dentro de una organización. Y nos remiten a las distintas etapas de vida de un documento, desde que el autor lo genera como un dato, se transforma en documento, lo utiliza como información y lo aplica como conocimiento explicito de los procesos normales de una empresa. Este desarrollo (de dato a conocimiento) puede ser intervenido en sus distintas etapas para evaluar su correcto flujo a través de la organización asegurándonos que entre el emisario, el canal, el mensaje, y el receptor del documento no existan dificultades de traslado.

En la nueva configuración de trabajo con ambientes interactivos e interoperables de colaboración, que nos permiten trabajar en línea gracias a los ERP y los CMS, es más que necesario un control sobre el flujo de documentos. Si no queremos ver a nuestras Unidades de Negocio adquirir los vicios informativos que han marcado a la Red durante su explosión informacional, como es el caso del Ruido Informativo (muchas búsquedas con respuestas irrelevantes), Silencio Informativo (pocas o nulas respuestas a las búsquedas), Sobrecarga Informativa (Muchas respuestas, asertivas o irrelevantes para una búsqueda simple); o vicios de flujo propios de una organización, tal es el caso de, Cuellos de Botella, Duplicaciones, Pérdidas y Fugas de la Documentaciónla Documentación más relevante para la Empresa.

La Gestiónde Conocimiento: Metadatos Online.

El proceso de Gestión de Conocimiento, es la parte más elemental y la consecusión del los anteriores trabajos, es el que más tiempo conlleva, puesto que es la materialización de todo el trabajo conceptual que hasta este momento se ha llevado a cabo. Es la automatización de los procesos anteriores.

Para su realización se debe contar con un equipamiento especial, concerniente a la Digitalización y edición de los Documentos, y al Host y Base de Datos donde alojaremos el resultado de este trabajo.

Es necesario definir a razón de la cantidad de documentos existentes, cuanto es el tiempo que se necesita para abarcar todos los archivos en un tiempo prudente. Con estos datos podemos sugerir la cantidad de Scanner, equipos y personal que trabajará en el proyecto. Hasta el momento los equipos, el Scanner y el digitalizador serán uno

Definir el Formato en que digitalizaremos los archivos, con esto sugeriremos el Software que utilizaremos para la edición.

El equipamiento de alojamiento, es la base de datos que contendrá los documentos y archivos que digitalizaremos.

- Documento Importante

- Primera Etapa: Conceptualización en Blanco

Mediante esta Bitácora llevaremos a cabo el seguimiento al trabajo de Gestión de Información en el área de Contraloría de una empresa privada Chilena, la finalidad de llevar un registro es ver la cantidad de modificaciones que se hacen a causas de problemas externos e internos del proyecto, teniendo presente que ninguna actividad humana se realiza de principio a fin sin cambios importantes en su esencia, especialmente en nuestro medio empresarial Chileno adicto a cambios de último momento y a llevar proyectos que se desinflan antes de la mitad de tiempo, por causa de apoyo desde la empresa. La idea es también registrar los problemas que se van sucediendo a medida que el proyecto valla andando, el punto es ese no cometerlos de nuevo.


El proyecto debe responder a las siguientes preguntas sacadas de un proyecto español anterior, la idea es ver cuantas de estas llegan al final del proyecto sin modificaciones en su importancia

– Qué documentos hay en la empresa
– A qué función/es responden
– Quien tiene atribuciones sobre los mismos
– Cuál es su soporte
– Dónde y cómo se pueden localizar
– Qué relación tienen con los sistemas de datos
corporativos
– Que relación tienen con las normas y
procedimientos establecidos en la organización.
– Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
empresa

Respuestas estas interrogantes se deberá ver cual de estos objetivos se cumplen o no.

– Crear una política de retención (cuáles se deben preservar
y cuáles eliminar).
- Convertirla (al Archivo de Contraloría) en una herramienta de uso público, integrada en la Intranet Corporativa.
- Incentivar la creación de una cultura de información compartida
- Identificar los focos de conocimiento explícito dentro de la organización
- Convertir el proyecto en la base para programar una transición hacia entornos de información electrónica integrada.

"Los mapas documentales tienen diversas aplicaciones y pueden ser elaborados de acuerdo con las necesidades de cada organización, pero quizás una de las aplicaciones de mayor utilidad es la relacionada con la gestión de los documentos vitales o esenciales de la organización, es decir aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando un modelo lógico - simbólico en el cual se puedan ubicar los recursos de información esenciales.

En la elaboración de un mapa documental se recomienda utilizar convenciones o símbolos gráficos (rótulos) que faciliten identificar el carácter de la información, por ejemplo si se trata de documentos confidenciales, de defensa, de valor comercial, de acceso restringido, en soportes especiales, etc.; lo anterior facilitará tomar medidas en caso de siniestros, adoptando los mecanismos y acciones conducentes a recuperar o proteger la información en un momento dado.

De igual forma, cuando se trabaja con mapas digitales o de tipo interactivo, se puede seleccionar una determinada marca, se pueden mostrar otras fuentes de información existentes 2, como por ejemplo que tipo de información maneja cada departamento, cuales son los datos más relevantes en el manejo comercial de nuestros clientes, cada cuanto deben las oficinas reportar información financiera sensible, etc. El proveer información jerárquica sobre los documentos al igual que información sobre los responsables de la documentación, con el fin de lograr la mayor consistencia y significación posible. Resulta de vital importancia revisar periódicamente las clasificaciones, fuentes y usos de la información, debido a que la estructura y necesidades en materia de información cambian frecuentemente en las organizaciones; lo anterior con el fin de hacer mucho más útiles los mapas documentales y evitar errores en su interpretación así como en las acciones tomadas a partir de información obsoleta o desactualizada." (Zapata, Carlos. Mapas Documentales: Conceptos y Utilidad. Cátedra Universidad, [On line] Disponible aquí Ultima revisión, 19 de Febrero de 2008.)

OJO LEER BIBLIOGRAFÍA:

BENEDON. William. Records Management. Encino (California, USA): CRM, FAI, Benedon
& Associates, 2000.

DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México: Oxford University Press, 1999.

GARCIA MORALES Elisa. Auditoria de información y mapa documental. Madrid: Jornadas sobre
gestión del conocimiento en las organizaciones, 2000 (noviembre 28-29)