- Propuesta Digitalización

Finalmente el proyecto se basa en 3 directrices de trabajo, las cuales están relacionadas y dependen entre si, responden a la necesidad de organizar la documentación, analizar la información y administrar el sistema de gestión de documental.

Estas directrices las podemos definir como Gestión Documental, Gestión de Información y Gestión del Conocimiento, son términos que permiten apreciar en conjunto el trabajo que desarrollaremos, identifican distintas áreas de trabajo que apuntan a un objetivo común, la comprensión del flujo de inteligencias dentro de una organización. Y nos remiten a las distintas etapas de vida de un documento, desde que el autor lo genera como un dato, se transforma en documento, lo utiliza como información y lo aplica como conocimiento explicito de los procesos normales de una empresa. Este desarrollo (de dato a conocimiento) puede ser intervenido en sus distintas etapas para evaluar su correcto flujo a través de la organización asegurándonos que entre el emisario, el canal, el mensaje, y el receptor del documento no existan dificultades de traslado.

En la nueva configuración de trabajo con ambientes interactivos e interoperables de colaboración, que nos permiten trabajar en línea gracias a los ERP y los CMS, es más que necesario un control sobre el flujo de documentos. Si no queremos ver a nuestras Unidades de Negocio adquirir los vicios informativos que han marcado a la Red durante su explosión informacional, como es el caso del Ruido Informativo (muchas búsquedas con respuestas irrelevantes), Silencio Informativo (pocas o nulas respuestas a las búsquedas), Sobrecarga Informativa (Muchas respuestas, asertivas o irrelevantes para una búsqueda simple); o vicios de flujo propios de una organización, tal es el caso de, Cuellos de Botella, Duplicaciones, Pérdidas y Fugas de la Documentaciónla Documentación más relevante para la Empresa.

La Gestiónde Conocimiento: Metadatos Online.

El proceso de Gestión de Conocimiento, es la parte más elemental y la consecusión del los anteriores trabajos, es el que más tiempo conlleva, puesto que es la materialización de todo el trabajo conceptual que hasta este momento se ha llevado a cabo. Es la automatización de los procesos anteriores.

Para su realización se debe contar con un equipamiento especial, concerniente a la Digitalización y edición de los Documentos, y al Host y Base de Datos donde alojaremos el resultado de este trabajo.

Es necesario definir a razón de la cantidad de documentos existentes, cuanto es el tiempo que se necesita para abarcar todos los archivos en un tiempo prudente. Con estos datos podemos sugerir la cantidad de Scanner, equipos y personal que trabajará en el proyecto. Hasta el momento los equipos, el Scanner y el digitalizador serán uno

Definir el Formato en que digitalizaremos los archivos, con esto sugeriremos el Software que utilizaremos para la edición.

El equipamiento de alojamiento, es la base de datos que contendrá los documentos y archivos que digitalizaremos.