La Preparación Documental: Mapeo de Documentos.

Para iniciar el trabajo de Mapeo Documental se plantean las siguientes interrogantes con el fin de enmarcar en una planificación estratégica las tareas a realizar.

• ¿Qué documentos hay en la empresa?
• ¿A qué función/es responden?
• ¿Quien tiene atribuciones sobre los mismos?
• ¿Cuál es su soporte?
• ¿Dónde y cómo se pueden localizar?
• ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos
  corporativos?
• ¿Que relación tienen con las normas y
  procedimientos establecidos en la organización?
• ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
  empresa?

Estás nos arrojan como resultado, un plan de trabajo para Organizar la documentación existente en la Empresa, delimitando las funciones del papel, “Ser” Documento y el “Ser ahí” en la Organización.

• IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
• IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIÓN.
• Identificar Generadores (autores)
• Identificar Usuarios
• Identificar los Servicios que presta
• Relación de los servicios y los objetivos
• Relación Con los Sistemas de Datos

SAP

SharePoint

etc.

La finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.

La otra finalidad es asegurar los accesos de cada documento con las personas correspondientes, así podemos configurar un medio de seguridad y control de accesos, a los documentos.

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando un modelo lógico - simbólico (Mapa Conceptual) en el cual se puedan ubicar los recursos de información esenciales.

Ejemplo de tabla para coordinar en primera instancia la información:

Mapeo Documental.
Organigrama
Colaborador	Cargo	Documento	Acción

INTRODUCCIÓN

El proyecto que documentaremos se basa en 3 directrices de trabajo, las cuales están relacionadas y dependen entre si, responden a la necesidad de organizar la documentación, analizar la información y administrar el sistema de gestión de documental.

Estas directrices las podemos definir como Preparación Documental, Digitalización y finalmente Modelo Documental, estos términos nos permiten apreciar en conjunto el trabajo que desarrollaremos, identifican distintas áreas de trabajo que apuntan a un objetivo común, la comprensión del flujo de inteligencias dentro de una organización. Y nos remiten a las distintas etapas de vida de un documento, desde que el autor lo genera como un dato, se transforma en documento, lo utiliza como información y lo aplica como conocimiento explicito de los procesos normales de una empresa. Este desarrollo (de dato a conocimiento) puede ser intervenido en sus distintas etapas para evaluar su correcto flujo a través de la organización asegurándonos que entre el emisario, el canal, el mensaje, y el receptor del documento no existan dificultades de traslado.

En la nueva configuración de trabajo con ambientes interactivos e interoperables de colaboración, que nos permiten trabajar en línea gracias a los ERP y los CMS, es más que necesario un control sobre el flujo de documentos. Esta visión sobre como debemos tratar los papeles de la Empresa es conocida como ECM (Enterprises Content Management). Es necesario dotar a nuestras Unidades de Negocio de estas tecnologías, pilares fundamentales de la Gestión de Conocimiento, para evitar vicios informativos que han marcado a los entornos donde se han desarrollado experiencias similares, como es el caso del Ruido Informativo (muchas búsquedas con respuestas irrelevantes), Silencio Informativo (pocas o nulas respuestas a las búsquedas), Sobrecarga Informativa (Muchas respuestas, asertivas o irrelevantes para una búsqueda simple); o vicios de flujo propios de una organización, tal es el caso de, Cuellos de Botella, Duplicaciones, Pérdidas y Fugas de la Documentación más relevante para la Empresa.

Es importante que los planteamientos y lineamientos de este proyecto estén de acuerdo completamente con la Visión y Misión de la Empresa.