- Cuantificación

TIPOS DE DOCUMENTOS USADOS EN CONTRALORÍA

v CONTRATOS

o SERVICIOS

o PUBLICIDAD

v PROVEEDORES

v FACTURAS

v BOLETAS DE HONORARIOS

v TRANSACCION, FINIQUITOS Y RENUNCIA DE ACCIONES.

v CORRESPONDENCIA

v CHEQUES, RECIBOS DE PAGO > FINANZAS

METADATAS PARA CADA DOCUMENTO.

CONTRATO DE SERVICIOS

- PUBLICIDAD

o TITULO

o AUTOR

o CONTRAPARTE

o RUT

o MARCA/PRODUCTO/SERVICIO

o FECHA DOC

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

- PROVEEDORES DE SERVICIOS

o TITULO

o AUTOR

o CONTRAPARTE

o RUT

o FECHA DOC

o SERVICIO PRESTADO

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

FACTURAS

o TITULO

o AUTOR

o RUT

o ARTISTA/SERVICIO/PRODUCTO/MARCA

o FECHA DOC

o Nº FACTURA

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

BOLETAS DE HONORARIO

o TITULO

o AUTOR

o RUT

o FECHA DOC

o Nº BOLETA

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

SINIESTRO (TRANSACCION, FINIQUITOS Y RENUNCIA DE ACCIONES)

o TITULO

o AUTOR

o CONTRAPARTE

o RUT

o SUMA

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

CORRESPONDENCIA

o TITULO

o AUTOR (REMITENTE)

o DESTINATARIO

o ASUNTO

o FECHA

o PALABRAS CLAVES

o IDENTIFICACION FISICA

CHEQUES, RECIBOS DE PAGO >>>> PENDIENTE.

RESUMEN METADATOS

Los metadatos requeridos para cada documento PDF están condensados en:

- TITULO

- AUTOR

- CONTRAPARTE

- RUT

- SERVICIO/PRODUCTO

- FECHA DOC

- Nº FACTURA

- Nº BOLETA DE HONORARIO

- DESTINATARIO

- ASUNTO

- SUMA

- PALABRAS CLAVES

- IDENTIFICACION FISICA

CANTIDADES DE DOCUMENTO

Contratos / Siniestros / Estados Financieros:

50 Documentos p/carpeta app. Cada uno con 5 hojas app. = 250 hojas

50 doc p/c x 60 carpetas app = 3 000 documentos

250 hojas x 60 carpetas = 15 000hojas.

145 kb por hoja x 15 000 = 2 175 000 Kb o 2 Gb

Facturas:

2000 facturas mensuales X 4 meses se considera solo el 2008 y diciembre del 2007

8000 facturas.

110 kb por hoja app = 880000 Kb o 859.3 Mb

(taza de 2.5 GB anuales)

CÁLCULOS

Calculo.

(60/min.)/9

Cada 3’’ = 180

Cada 5’’ = 108

Cada 7’’ = 77

Promedio = 121.6 Documentos Diarios

El promedio entre un documento cada 3, 5 y 7 minutos, que son app. los tiempos por escaneado dependiendo del peso y el ingreso de la metadata, es de 121.6 documentos diarios.

CONTRATOS

3000/

Termino de:

1 persona = 24.6 días

2 personas = 12.3 días

FACTURAS

8000/

Término de:

1 persona = 65.7 días

2 personas = 32.8 días

3 personas = 21.9 días

Nota: la cantidad sube a razón de 2000 facturas mensuales, por lo tanto estos cálculos pueden ya estar obsoletos. Se recomienda ver la posibilidad de ver algún software de gestión de facturas que incluya opción de migrar datos a SAP como por ejemplo http://www.readsoft.cl/.

MÁXIMO TIEMPO REQUERIDO

21.6 + 65.7 = 87.3 o 4 meses y medio

MÍNIMO TIEMPO REQUERIDO

12.3 + 21.9 = 34.2 o 1 mes y medio.